Waarom zou je stoppen met het gebruik van Excel?

Wanneer een gebruiker mij om hulp vraagt met een zin die begint met "Ik heb een gedeeld Excel-blad dat..." of "Ik heb een Excel met een macro die...", is persoonlijk het eerste wat bij me opkomt: "Je gebruikt niet het juiste gereedschap". Je hebt iets nodig, iets waarvan je misschien niet eens weet dat je het nodig hebt (waarschijnlijk een database of software) dat die functie moet dekken. En hoe weet je of je een ander hulpmiddel nodig hebt?

Dingen die een bedrijf niet moet doen met Excel

- Maak je berekeningen (structuren, installaties, infrastructuren...) in Excel.

- Offertes maken, bestellingen beheren, leveringsbonnen lanceren met Excel.

- Rapporten en verslagen maken, delen en opslaan in Excel.

- Projecten beheren met Excel, Kanban in Excel, Gantt in Excel.

- Bijhouden van personeel, verzuim, klokken en vakanties in Excel.

- Slaat informatie over klanten en leveranciers op in Excel.

- Baseer je boekhouding en strategische planning op Excel.

Maar dat is niet alles, hier zijn 6 redenen waarom je moet stoppen met het gebruik van Excel en op zoek moet gaan naar een hulpmiddel dat beter aansluit bij je behoeften.

1. Excel is een eenvoudige tabel. Niets voorkomt dat je per ongeluk in de verkeerde cel typt, of dat je gegevens verplaatst of kopieert en gegevens verliest.

2. De snelheid van een Excel-spreadsheet is niet te vergelijken met het gebruik van een ontwikkeltool. Bewerkingen zoals zoekopdrachten over enkele duizenden rijen, die in Excel onbetaalbaar zijn, worden in de software moeiteloos uitgevoerd. Als je met Excel een query maakt duurt dat gemiddeld 3 minuten, terwijl je met andere software dezelfde query in 0,3 seconden kunt maken.

3. Excel-sheets kunnen erg groot zijn en enorme hoeveelheden gegevens verzamelen. Maar dan nog is het niets vergeleken met wat er in een ontwikkelde database opgeslagen kan worden. Bovendien, zelfs als je grote hoeveelheden gegevens in Excel kunt opslaan, kun je de gegevens niet goed beheren, zijn zoekopdrachten traag en is het gemakkelijk om fouten te maken en verkeerde resultaten te geven.

4. In een Excelblad kun je geen geautomatiseerde actie uitvoeren of interne waarschuwingen ontvangen. Het systeem is passief, het informeert je niet en voert geen handelingen uit, je kunt alleen gegevens invoeren en invullen/opvragen. Een softwareontwikkeling daarentegen kan een willekeurig aantal werkstromen overwegen, ongeacht hun complexiteit (dit is niet mogelijk in een spreadsheet).

5. Een Excel-sheet is niets meer dan een tabel. Hoezeer je het ook kleurt of de eigenschappen ervan verandert, het is nooit te vergelijken met de interface die je kunt krijgen met een App of een Web.

6. In een softwareontwikkeling leg je vast welke gebruikers of groepen van gebruikers toegang hebben tot welke informatie, en welke acties elk van hen kan uitvoeren.

Deze beveiliging is niet mogelijk met een Excel-sheet. Het Excelblad is een moeilijke tegenstander om te verslaan. Ten eerste omdat het gebruik ervan bij de gebruiker is ingebakken. Ze hebben het gevoel dat ze het kunnen aanpassen, configureren naar hun behoeften. Het is eenvoudig, het is vertrouwd, ze voelen zich er prettig bij. Het probleem is niet het Excel-sheet, dat verder echt een geweldig en krachtig programma is (kom op, dat heb ik eindelijk erkend, diep van binnen ben ik er ook dol op).

Het probleem is het gebruik en misbruik van Excel-sheets. Zoals mijn moeder zou zeggen: als je maar één hengel hebt, lijkt alles opeens een haakje. Spreadsheets zijn, kort gezegd, programma's waarmee we snel "kleine utilities" kunnen samenstellen. Elke keer dat iemand een Excel-sheet gebruikt, is dat omdat een programma (of, wat dat betreft, een ontwikkelaar) hem niet heeft gegeven wat hij nodig heeft. De Excel-spreadsheet is de bron waartoe je je wendt als je "niets beters" hebt.

Daarom zal in een kader van voortdurende verbetering het Excel-blad altijd een van de zwakke schakels zijn en onvermijdelijk geëlimineerd worden.

Behalve snelle berekeningen of het maken van een paar grafieken zouden we geen Excel-bladen hoeven te gebruiken. Het kan ook nuttig zijn als een schets, of eerste oplossing, van wat later een specifieke ontwikkeling zal worden, maar een spreadsheet mag nooit beschouwd worden als een permanente oplossing. Veel minder als een optimale of wenselijke oplossing. Natuurlijk mag je in geen geval de fundamentele processen van je bedrijfssysteem baseren op Excel-spreadsheets.