De problemen van het gebruik van Excel om contact te houden met klanten

Wat bedrijven zich niet realiseren is dat het gebruik van Excel valkuilen heeft in vergelijking met een intelligent geautomatiseerd systeem voor klantenrelatiebeheer (CRM).

De spreadsheet komt voort uit angst voor verandering. Dit kan deze kleine bedrijven elk jaar honderden ponden kosten.

Het gebruik van spreadsheets is vaak gebruikelijk bij het starten van een bedrijf en daarom kan gegevensbeheer handig zijn. Dit kan op de lange termijn echter behoorlijk kostbaar zijn, en mogelijk het MKB in gevaar brengen door beperkende software te blijven gebruiken.

Enkele nadelen van het gebruik van een Excel-spreadsheet en eigen software zijn:

1.- TIJDVERLIES BIJ JE WERKZAAMHEDEN

Met een intern systeem of een Excel-spreadsheet kunnen bedrijven verzanden in het handmatig verplaatsen van informatie van het ene naar het andere scherm, kunnen gegevens omslachtig te verzamelen zijn en treedt er meestal dubbel werk op. Een CRM daarentegen biedt een geautomatiseerd proces. Repetitieve taken kunnen worden ingevoerd en informatie kan worden samengevoegd tot gegevens en feiten, die snel en gemakkelijk te begrijpen zijn. Als je bedrijf groeit groeit het CRM, als je Excel spreadsheet groeit is er een overvloed aan gegevens die moeilijk te controleren zijn en verloren kunnen gaan.

2.- HOGERE ARBEIDSKOSTEN

Verschillende afdelingen binnen hetzelfde bedrijf hebben vaak verschillende manieren om informatie vast te leggen. De financiële afdeling kan bijvoorbeeld een aantal rubrieken hebben die niet overeenkomen met die van de verkoopafdeling, waardoor afwijkingen ontstaan bij het vastleggen van informatie. Met een CRM kun je de behoeften van elke afdeling integreren en zal het de informatie die ze allemaal nodig hebben weergeven in één gemakkelijk te gebruiken systeem, wat tijd en kosten bespaart bij het gebruik van verschillende systemen.

3.- MINDER GEMAK BIJ HET ZOEKEN OF BEHEREN VAN GEGEVENS

Gegevens moeten worden omgezet naar verschillende programma's als je aparte systemen gebruikt, zoals een Mac of PC. Met een cloud-based CRM-systeem zoals Datalyse kun je informatie krijgen op elk apparaat en overal met internettoegang. Sommige afdelingssoftware zoals boekhouding heeft zijn plaats, maar CRM overtroeft beslist software die gebruikt moet worden om contact te houden met klanten. Een CRM als Datalyse herkent dit natuurlijk en kan dergelijke oplossingen integreren om samen te werken. Datalyse is gebouwd op een cloud-gebaseerd platform dat speciaal voor het MKB bedoeld is. en biedt het extra gemak van het inbouwen van eventuele extra maatwerkelementen die je voor je bedrijf nodig hebt.

Bij Datalyse bieden we een gratis proefperiode voordat je je verbindt en als je een eenmanszaak bent, geven we je een heel jaar lang gratis toegang.

- Datalyse is een snel en gebruiksvriendelijk CRM waarmee je de behoeften van je bedrijf kunt verenigen en al je activiteiten in één enkele applicatie kunt centraliseren. Ontdek hoe een CRM je team kan helpen op onze website en blog, of neem contact met ons op.